公证人的任务是证明法律文件和所附签名的真实性和认证性。随着全球化的兴起，公证行业及其流程和实践发生了迅速的变化，最近又要求以数字方式提供公共服务，这也导致制定了新的法规，以保护这些基本法律流程免受数字安全风险的影响。
由于这些发展，对公证行业影响最大的是数字公证的兴起，即可以电子方式签署和公证文件。数字公证对法律界以及他们所服务的个人和企业的好处是深远的。数字公证允许客户和公证员绕过面对面的会谈，为那些可能无法选择出差的人提供更多的公证服务，同时还能更快、更高效地处理公证和法律文件。
然而，法律和公证文件及程序的数字化，如果没有正确的保护措施，可能会使其暴露于安全漏洞之中，导致整个公证过程变得多余。公证行业必须迅速适应这些新的挑战，以确保关键法律文件的安全，并保护他们所服务的公众的利益，采用数字安全实践，强调数据保护和法规遵从。
远程在线公证 (RON) 与传统公证
公证是由公证处核实法律文件的真实性和签署方身份的过程。传统公证和数字公证的流程大致相同，但在执行方式上有一些关键区别。
在对文件进行数字公证时，必须注意数字公证有两种类型。电子公证 "是以数字方式进行的公证行为的总称，包括在平板电脑或笔记本电脑等设备上签署文件的当面公证行为。另外，文件也可以在线签署和公证。这种服务被称为远程在线公证 (RON)。
传统上，在履行公证行为时，参与者需要到受委托的公证处，在文件签署和公证之前提供身份证明。如果通过 RON 服务进行公证，则可以通过实时视频和音频通话实现，同时以数字方式完成文件。
由于远程在线公证服务具有更易获取的优势，因此正日益成为主流服务，并得到广泛应用。远程在线公证为客户提供：
- 速度更快，效率更高: 由于在线会议使旅行和实体文书处理变得不必要，公证行为的处理速度大大加快，使个人和组织能够更快地进入下一步法律程序，为客户和公证人提供更大的便利。
- 更便捷的跨境服务: 随着全球化的发展，远程公证服务的远程性也使公证人能够更容易地与国际公民、全球使馆和外国办事处以及法律服务提供商合作。这也对公证人的数量产生了连锁影响，他们正在掌握驾驭更加多样化的国际法律体系的技能。
- 可持续性: 根据国家封锁规定，无纸化办公正在成为各行各业的常态，法律和公证行业也不例外。RON 服务几乎不需要任何文书工作，这意味着公证处将采用更多可持续发展的做法。
- 可审计跟踪: 除了无纸化办公外，RON 实践还带来了更易于跟踪的文件审计线索，因为合同和公证文书可以使用云平台存储，而不是存档在柜子里，任何需要的人都可以授权访问。
远程在线公证的法律框架
电子公证正在成为全球公认的法律程序，虽然各地的州和国家政府都会对公认的 RON 要求做出自己的立法定义，但一般都会遵循相同的核心准则；例如，公证员必须能够通过视频和语音通话验证客户身份。还有一些公证行为只能当面进行，如出生证和死亡证的公证，但一般来说，如果有要求并且法律有规定，大多数公证行为都可以远程进行。
在美国，RON 和电子公证服务须遵守一系列监管要求，包括《统一电子交易法》（UETA）、《ESIGN 法》和全美国务卿协会（NASS）的电子公证标准。目前，美国有 47 个州和哥伦比亚特区在法律上接受电子公证和 RON 服务，但各州的标准不尽相同，许多州仍在制定自己的框架。
- UETA, 1999 年: 该法案旨在消除电子签名过程中的障碍，规定电子签名，包括任何符号、声音或其他过程，均可合法地代替传统签名用于公证行为，前提是所有各方均同意并可访问和了解用于电子签名文件的软件和硬件，且可保留访问权限。
- 《E-SIGN 法案》，2000 年: 该法案是为支持 UETA 的要求并与之配合而制定的，这两项法规之间存在大量重叠。该法案允许文件签署人和公证人提交任何符号、声音或其他程序作为其合法签名，只要这些符号、声音或程序与文件和其他必要的公证信息（如公证书和印章信息）“附在一起 ”或 “逻辑关联 ”即可。 虽然 UETA 准则对每个州来说都是可选的，但 ESIGN 法案在联邦一级运作，意味着一个州不能拒绝电子签名的法律真实性，从而减少了对在州际一级运作的组织的限制。
- NASS 电子公证标准，2006 年: 这是对 UETA 和 E-SIGN 法案的扩展，对公证人签名的定义更加具体。除了 UETA 和 ESIGN 中定义的要求外，这些标准还要求签名是公证人独有的，可以独立认证，完全由公证人自己控制，而且签名与文件的链接方式可以检测到随后的更改。这些标准之所以重要，是因为仅靠简单电子签名是无法实现的。
在英国和欧盟，公证人须遵守 GDPR，该法规要求公证人确保客户数据的安全，包括任何包含客户个人信息或客户已签署的文件。
远程在线公证流程也符合英国和欧盟的 eIDAS 标准。虽然 eIDAS 并未规定公证是合规要求，但它确实为数字签名使用方面的法律要求提供了一个框架。这适用于数字签名的广泛用例，其中包括跨境服务等 RON 服务，以及欧盟和英国对可接受签名类型的标准化要求。
eIDAS 还定义了不同类型的电子签名，包括具有高度安全性和法律保证的合格电子签名 (QES)，并规定不得仅以电子签名为由拒绝将其作为证据。它还规定了使用高级电子签名和印章（AES）的标准，以确保跨境互操作性。虽然这并没有具体讨论它们在公证程序中的用途，但这对于实现跨越多个司法管辖区的 RON 服务非常重要。
总之，公证人要想提供跨境服务，就必须对国际法律框架和签名类型有多方面的了解，而 RON 服务必须提供强有力的信任和保证，以确保签名和印章在区域内得到法律承认。
数字签名和印章在远程在线公证服务中的作用
数字签名和印章可确保安全和信任，后者是公证程序的基础。在远程在线公证过程中使用数字签名有多种原因：
- 身份验证: 数字签名需要证书颁发机构 (CA)来验证签名者的身份。CA 颁发的数字证书可验证个人或组织的身份，确保签名者的真实身份。
- 安全性和完整性: 数字签名可确保文件在签署后未被篡改。通过加密，数字签名为文件创建了独一无二的数字指纹，任何可以访问签名者公开密钥的人都可以对其进行验证。
- 法律认可: 数字签名在全球许多司法管辖区都得到法律承认，因此可用于符合地区要求的公证过程。
用于远程在线公证的数字签名类型
数字签名和印章在公证行业的实际应用
- 房地产: RON 服务的数字签名意味着可以通过远程签署合同来简化房地产交易，同时确保高度的真实性和可靠性。
- 金融和保险: 贷款协议、银行对账单和投资协议的安全签署为银行和信用社等金融机构以及企业内部的财务团队提供提供了保障和效率。数字签名和印章还能加快索赔处理，确保文件未被篡改。
- 人力资源和就业: 通过使用数字签名服务进行安全的远程在线公证，企业可以为新员工的远程入职以及包括职称变更和人力资源流程在内的其他员工文件提供便利。
- 其他公证行为: 在法律领域，文件签署解决方案可确保重要法律文件的真实性和安全性，包括宣誓书、授权书、遗嘱、结婚证和签证申请。对于海外客户以及签证和其他旅行文件，远程在线公证是一种更方便的选择，对于那些因个人情况可能无法旅行的人来说也是如此。在这种情况下，必须使用数字签名和印章来确保公证文件的安全性和真实性。
远程在线公证中信任的重要性
对于公证人来说，信任是最重要的。他们的职责是确保法律文件的真实性，使其无可争议。在日益数字化的环境和不断发展的技术背景下，这可能会给远程在线公证带来挑战。如果发现公证文件不够安全或被篡改，可能会导致信任缺失、法律纠纷、合同和文书无效以及经济损失。此外，如果文件被篡改，客户的个人信息或业务信息就会暴露在外，导致重要数据泄露。更不用说随之而来的监管罚款和声誉损失了。
必须与公众信任的证书颁发机构合作，以获得安全、基于证书的签名和印章。它们不仅有助于在整个公证过程中提供更高的效率和可访问性，还能确保重要文件的安全性和真实性，并有助于提供不可抵赖性，努力维护公证专业人员努力向客户保证的信任。
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编者注：本博客最初发表于 2020 年 4 月，后经审核，以确保内容符合行业标准、规定和见解。
